À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique et actives sur le marché B2B seront obligées d’envoyer et de recevoir leurs factures électroniquement via le réseau Peppol. De nombreux articles existent déjà sur les aspects techniques de Peppol : les logiciels nécessaires, le fonctionnement du format UBL, ou encore les raisons pour lesquelles les autorités imposent cette transition. Nous ne reviendrons donc pas sur ces points.
Un élément tout aussi essentiel, mais souvent négligé, est l’impact de cette transition vers Peppol sur la validité et l’opposabilité de vos conditions générales.
Quels risques vos conditions générales courent-elles avec Peppol ?
Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises joignaient leurs conditions générales à leur facture : imprimées au verso d’une facture papier ou en pièce jointe PDF à une facture envoyée par e-mail.
Il convient d’examiner comment, dans le format Peppol (fichier XML UBL), cette possibilité peut être intégrée. Cela doit être fait correctement puisque Peppol utilise un schéma strict. Une mauvaise mention ou une mention insérée au mauvais endroit peut rendre vos conditions générales invisibles ou non repérées par le destinataire. Cela entraîne plusieurs risques :
Absence de preuve d’acceptation : un client peut facilement contester avoir eu connaissance de vos conditions générales ou les avoir acceptées. Cela peut les rendre inopposables.
Affaiblissement de votre position de recouvrement et de vos droits : les clauses relatives aux délais de paiement, indemnités forfaitaires ou intérêts de retard peuvent devenir inapplicables en cas de non-paiement. De même, vos autres clauses, telles que les limitations de responsabilité ou la clause de réserve de propriété, risquent de rester lettre morte.
Comment transmettre et faire accepter vos conditions générales dans le cadre de Peppol ?
La meilleure protection : transmission et acceptation au début de la relation contractuelle
Votre position juridique est optimale lorsque votre client reçoit et accepte vos conditions générales avant l’émission de la facture, c’est-à-dire au moment de l’offre, du bon de commande ou de la conclusion d’un contrat de collaboration. Si ces documents sont signés, l’acceptation est explicite. C’est une règle déjà existante, et Peppol ne change rien à ce principe.
2. Joindre les conditions générales à la facture électronique : deux risques majeursµD’une part, la facture intervient généralement après la conclusion du contrat. Le client peut donc refuser l’opposabilité de vos conditions générales, surtout pour des transactions ponctuelles, au motif qu’il n’en avait pas connaissance au moment de l’accord. D’autre part, ajouter une référence ou un document dans la e-facture peut être risqué si cela n’est pas fait correctement.
Le réseau Peppol utilise un fichier numérique basé sur un schéma fixe, composé d’éléments d’information et de groupes d’éléments (BT – Business Terms et BG – Business Groups). Il est donc essentiel d’utiliser le bon champ pour le bon type d’information. Ce n’est pas parce qu’un champ est un champ libre qu’il s’agit du bon élément d’information.
Discutez avec votre fournisseur de logiciel de facturation des champs et éléments que vous utiliserez. Le schéma UBL permet d’intégrer un lien vers vos conditions générales ou même un document PDF intégré. Veillez donc à une implémentation correcte et au choix des champs appropriés afin que les conditions générales soient visibles et correctement affichées chez le destinataire.
3. Conclusion : toujours prévoir une première communication des conditions générales avant le début de la relation contractuelle
L’ajout ou la référence à vos conditions générales dans la facture ne doit être qu’une confirmation supplémentaire, jamais votre seul mode de communication.
Comment rendre vos conditions générales compatibles avec Peppol ?
Il est important de réviser vos conditions générales et vos contrats B2B avec des assujettis belges afin d’y intégrer des clauses claires concernant la facturation électronique via Peppol.
Ajoutez une clause précisant que, dès que les factures sont soumises à l’obligation de facturation électronique, celles-ci ne sont considérées comme valables que si elles sont échangées via Peppol. Veillez également à adapter vos clauses de paiement en conséquence.
Il est aussi recommandé de définir contractuellement les conséquences du non-respect des obligations Peppol par l’une des parties. Par exemple :
- si le destinataire a l’obligation de recevoir la facture via Peppol, il doit disposer d’un compte actif ;
- l'émetteur doit créer la facture dans le bon format et l’envoyer via le réseau Peppol.
Des accords clairs en matière de responsabilité éviteront des litiges futurs.
Peppol implique-t-il automatiquement l’acceptation de la facture ?
L’acceptation d’une facture signifie qu’une entreprise accepte non seulement la créance indiquée, mais aussi les conditions contractuelles qu’elle contient. Accepter une facture entraîne une obligation de paiement.
Avec la facturation électronique, les factures sont échangées automatiquement et directement entre les systèmes comptables. Dès lors, la question se pose : les entreprises disposent-elles encore d’un délai suffisant pour contrôler et approuver une facture avant son intégration définitive en comptabilité ? Cette question est d’autant plus importante au vu des effets juridiques de l’acceptation.
Le réseau Peppol ne prévoit pas de mécanisme de contestation. La manière de gérer l’approbation ou le rejet dépend donc de votre logiciel comptable.
Plusieurs logiciels en Belgique permettent déjà aux entreprises d’approuver ou de refuser une facture avant son enregistrement comptable.
Il est recommandé d’adapter vos clauses relatives à la contestation et à l’acceptation des factures à ces fonctionnalités.
Conclusion
Peppol arrive à grands pas. Assurez-vous que vos factures et vos conditions générales soient en ordre afin de limiter les risques et éviter les discussions inutiles.
Vous doutez que vos documents soient prêts ? N’hésitez pas à nous contacter.
Nous examinons volontiers avec vous comment rendre votre facturation et vos conditions générales totalement conformes à Peppol.
