Algemene voorwaarden in tijden van Peppol: hoe hou je ze afdwingbaar?

​Welke risico’s lopen uw algemene voorwaarden bij Peppol?

Tot nu toe nemen veel ondernemingen hun algemene voorwaarden mee op bij hun factuur: gedrukt op de achterkant van een papieren factuur of als pdf-bijlage bij een factuur verzonden per e-mail.

We bekijken hoe binnen het Peppol-formaat die mogelijkheid geboden kan worden. E-invoicing via Peppol is opgebouwd rond Universal Business Language (UBL) met een generiek XML uitwisselingsformaat. Invoer van gegevens en documenten moet aldus juist gebeuren nu een vast schema wordt gehanteerd. Een foute vermelding of vermelding op de foute plaats, zou kunnen betekenen dat uw algemene voorwaarden niet meer zichtbaar zijn of niet worden opgemerkt. Dit brengt natuurlijk een aantal risico’s met zich mee:

Gebrek aan bewijs van aanvaarding: een klant kan eenvoudig betwisten dat hij uw algemene voorwaarden kende of aanvaardde. Dit heeft als risico dat deze niet langer afdwingbaar zouden zijn.

Verzwakte invorderings- en rechtspositie: clausules omtrent betalingstermijnen, schadebedingen en intresten zijn niet langer afdwingbaar bij wanbetaling, met alle gevolgen van dien. Ook de overige bepalingen uit uw algemene voorwaarden, waaronder beperkingen van aansprakelijkheid of een eigendomsvoorbehoud, blijven dode letter.

Hoe kan u uw algemene voorwaarden best ter kennis brengen en laten aanvaarden bij gebruik van Peppol?

1. Uw positie is het sterkst wanneer uw klant uw algemene voorwaarden ontvangt en aanvaardt bij de start van uw contractuele relatie, en dit dus vóór u factureert. U kan uw algemene voorwaarden best overmaken samen met uw offertes, bestelbonnen en samenwerkingsovereenkomsten. Als u deze documenten ook laat ondertekenen door uw klant, is er alleszins sprake van een expliciete aanvaarding.
   
   Dit is een reeds bestaande regel en Peppol verandert hier eigenlijk niets aan.
    
2. Algemene voorwaarden voegen bij de elektronische facturatie houdt dan weer twee risico’s in.
   
   De opmaak van de factuur volgt in de tijd veelal na, en niet vóór, het sluiten van de overeenkomst. Het risico is dus reëel dat uw klant de aanvaarding van uw algemene voorwaarden afwijst, zeker bij eenmalige transacties, omdat hij geen kennis had van deze voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst.
   
   Ook het onjuist toevoegen van een verwijzing naar de algemene voorwaarden in de e-invoice houdt een risico in.
   
   E-invoicing via het Peppol-netwerk maakt gebruik van een digitaal bestand dat volgens een vast schema is opgebouwd. De factuur wordt daarmee opgebouwd uit vaste ‘Informatie elementen’ en groepen van informatie-elementen (BT- Business Terms en BG -Business terms Group). Voor een gedetailleerde uitleg verwijzen we naar hoofdstuk 6.2 en de volledige tabel in hoofdstuk 6.3, p. 38 e.v. van EN 16931-1. Deze norm is gratis downloadbaar via de applicatie op https://www.nbn.be. Het is dus van groot belang om in het juiste veld de juiste informatie op te geven. Het is niet omdat een veld een ‘vrij tekstveld’ is, dat dit veld het juiste ‘informatie-element’ is. Bespreek eventueel met uw leverancier van uw facturatiesoftware welke velden en informatie elementen u gaat gebruiken.
   
   In de juiste velden van een elektronische factuur (UBL XML-bestand) kan een link naar de algemene voorwaarden of zelfs een ingesloten pdf-document worden opgenomen. Let dus wel op een correcte implementatie in uw softwarepakket, en op een juiste selectie van velden en formaten, zodat de algemene voorwaarden voor de ontvanger ook juist worden weergegeven.
    
3. Conclusie: zorg altijd voor een eerste overdracht van algemene voorwaarden aan uw klant voorafgaand aan de start van de overeenkomst. Gebruik het bijsluiten van of verwijzen naar algemene voorwaarden bij de facturatie dus als extra bevestiging, niet als enige methode.

Hoe maakt u uw algemene voorwaarden Peppol-proof?

Het is belangrijk om uw algemene voorwaarden en b2b-overeenkomsten met Belgische btw-plichtigen te herzien en daarin duidelijke clausules over e-facturatie via Peppol op te nemen.

Neem een clausule in uw algemene voorwaarden op die bepaalt dat eens facturen onder de verplichting van elektronische facturatie vallen, deze facturen enkel als rechtsgeldig worden beschouwd wanneer ze via Peppol zijn uitgewisseld. Zorg ervoor dat clausules die betrekking hebben op betaling hier ook op afgestemd zijn.

Daarnaast is het verstandig om contractueel vast te leggen wat de gevolgen zijn van het niet-naleven door een van de partijen van zijn Peppolverplichtingen. Met name als de ontvanger de verplichting heeft om de factuur te ontvangen via het Peppol-netwerk, dan moet hij een actief Peppolaccount hebben. De verzender is verantwoordelijk voor de aanmaak van de factuur in het juiste formaat en het versturen via het Peppol-netwerk. Duidelijke afspraken over aansprakelijkheid helpen om discussies en geschillen in de toekomst te vermijden.

Houdt Peppol automatisch de aanvaarding van de factuur in?

De aanvaarding van een factuur houdt in dat een onderneming niet alleen instemt met de daarop vermelde schuldvordering, maar ook met de contractuele voorwaarden die in de factuur zijn opgenomen. Het accepteren van een factuur zorgt voor een betalingsverplichting.

Met de invoering van e-facturatie worden facturen rechtstreeks en automatisch uitgewisseld tussen de boekhoudsystemen van ondernemingen. Dit roept de vraag op of bedrijven voldoende ruimte behouden om facturen eerst te controleren en goed te keuren vooraleer deze definitief in hun boekhouding terechtkomen. Dit geldt zeker gelet op de juridische gevolgen van de aanvaarding van een factuur.

Het Peppol-netwerk zelf biedt evenwel geen specifieke mogelijkheid om facturen te betwisten. Hoe dit wordt afgehandeld, hangt dus af van uw boekhoudsoftware. Verschillende softwarepakketten op de Belgische markt beschikken vandaag al over functies waarmee ondernemingen e-facturen kunnen goed- of afkeuren voordat ze formeel in de boekhouding worden opgenomen en verwerkt.

Het is aangewezen om uw afspraken over betwisting en aanvaarding van de facturen hierop af te stemmen in uw algemene voorwaarden.

Conclusie

Peppol komt er snel aan. Zorg dat uw facturen en algemene voorwaarden in orde zijn, zodat u geen risico loopt en mogelijke discussies vermijdt. Twijfelt u of uw documenten klaar zijn? Neem gerust contact met ons op. Wij bekijken graag samen met u hoe u uw facturatie en algemene voorwaarden volledig Peppol-proof maakt.

18-11-2025 Deze nieuwsbrief is louter informatief en dient niet beschouwd te worden als een juridisch advies. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.