Onderzoek naar een werknemer? Houd rekening met de nieuwe wet private opsporing!

Zelf een onderzoek voeren als werkgever? Ook dan gelden regels.

Werkgevers kunnen allerhande redenen hebben om onderzoek te voeren naar een werknemer, zoals fraude of diefstal, valse verslaggeving of tijdsregistratie, ziekteverzuim, oneerlijke concurrentie of afwerving van personeel …

De WPO heeft grote gevolgen voor het verzamelen en gebruiken van bewijsmateriaal. Indien de wet niet wordt nageleefd, kan bewijs onbruikbaar worden verklaard. Daarnaast voorziet de WPO hoge administratieve boetes bij inbreuken.

Externe onderzoeker, interne dienst of intern onderzoek? DE WPO is van toepassing

Als werkgever kan u een onderzoek laten uitvoeren door:

• Een externe private onderzoeker
• Een interne dienst voor private opsporing (een structureel georganiseerde interne afdeling)[1]
• Een interne ad-hoc aanpak (eenmalig of niet structureel onderzoek binnen het bedrijf)

In de eerste twee gevallen zijn alle bepalingen van de WPO van toepassing. Dit betekent onder meer dat de externe partner of de interne dienst over een vergunning, identificatiekaarten en een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) moet beschikken. Maar ook zonder externe of interne private opsporingsdienst is de WPO relevant. Veel bepalingen gelden immers voor elk intern onderzoek.

Verplichte interne regeling tegen 16.12.2026

Vanaf 16.12.2026 mag een opdrachthouderpas een onderzoek naar een werknemer uitvoeren wanneer de werkgever een reglement heeft opgesteld waarin private opsporing expliciet wordt toegelaten en de modaliteiten ervan zijn vastgesteld[2]. Een interne policy is hiervoor het meest geschikte instrument. Dit reglement moet:

• tot stand komen met sociaal overleg (ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging);
• afgestemd zijn op bestaande interne reglementen (bv. camerabewaking, e-mail- en internetcontrole).

Strikte regels voor onderzoeksmethoden

De WPO legt duidelijke grenzen op aan de methoden die bij een onderzoek[3] mogen worden gebruikt, ook als het onderzoek intern gebeurt. Hieronder geven we enkele voorbeelden van deze strikte regels.

Wat is verboden? observaties op privacygevoelige plaatsen, provocatie, listen, infiltratie, onderzoek naar gevoelige domeinen[4], locatiebepalende middelen bij observatie, onderzoeksdaden zonder schriftelijke toestemming wanneer dat vereist is volgens de WPO …

Duidelijke verplichtingen bij interviews:

• Een schriftelijke toestemming van de geïnterviewde is vereist.
• De geïnterviewde moet vooraf geïnformeerd worden over zijn rechten en het doel van het gesprek.
• Er moet een schriftelijk verslag worden opgemaakt en een kopie moet worden verstrekt aan de werknemer.
• De werknemer heeft recht op bijstand door een persoon naar keuze (bv. vakbondsafgevaardigde of advocaat).

Methoden zoals verbaal geweld, dwang, propping, ‘good cop - bad cop’ technieken, loze beloftes, en bedreigingen zijn uit den boze. Wel toegelaten zijn:

• Confrontatie met ander bewijsmateriaal
• Indringende bevraging
• Aanduiden van inconsistenties in de verklaringen van de werknemer

Administratieve verplichtingen: alles correct documenteren

Onderzoeksopdracht en onderzoeksdossier

Een werkgever en een externe onderneming van privaat onderzoek moeten vooraf een onderzoeksopdrachtdocument tekenen met een aantal verplichte gegevens. Bij onderzoek door de interne dienst, moet een opdrachtenregister worden bijgehouden met een veel beperkter aantal verplichte vermeldingen. Voor elk onderzoek wordt vanaf het onderzoeksopdrachtdocument of het opdrachtenregister een onderzoeksdossier opgemaakt met een chronologisch overzicht.[5]

Onderzoeksrapport en kennisgeving aan de werknemer

Een opdrachthouder[6] moet 1 maand na de laatste onderzoeksdaad, een onderzoeksrapport bezorgen aan de werkgever. Bij hoogdringendheid mag een mondelinge verslaggeving, maar dat moet snel worden aangevuld met een schriftelijk rapport.

Deelt de werkgever mee dat hij gevolg zal geven aan de informatie (dit moet binnen 30 dagen na ontvangst van het eindrapport), dan moet de opdrachthouder de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon schriftelijk informatie bezorgen over het onderzoek. Pas daarna kan de werkgever de informatie gebruiken.

Driedagentermijn bij ontslag om dringende reden blijft gelden

Een ontslag om dringende reden moet plaatsvinden binnen 3 werkdagen na kennisname van de feiten. Dit blijft onveranderd onder de WPO.

Belangrijke aandachtspunten voor werkgevers:

• Volg strikt de regels rond interviews bij een verhoor van een werknemer.
• Bepaal vooraf een realistische duur voor het onderzoek en vermeld de begin- en einddatum correct in de documenten.
• Spreek op voorhand af wie de tussentijdse en definitieve rapporten ontvangt. Als de persoon bevoegd voor ontslag een rapport ontvangt, kan dit de driedagentermijn activeren.
• Wees voorzichtig met tussentijdse rapporten. Als concrete feiten worden meegedeeld, kan de driedagentermijn al ingaan. Overweeg om geen tussentijdse rapportering te voorzien.
• Plan de communicatie zorgvuldig: het onderzoeksrapport mag pas worden gebruikt nadat de werknemer correct is geïnformeerd, maar de driedagentermijn wordt niet uitgesteld tot dat moment. Dit vraagt een nauwgezette planning en afstemming.

Hulp nodig bij de implementatie? Of heeft u vragen over de nieuwe regels rond private opsporing? Ons team staat voor u klaar!

Voetnoten: 

[1] De interne dienst is een dienst die op structurele wijze onderzoeksopdrachten uitvoert voor de eigen onderneming voor een andere onderneming uit dezelfde groep. Volgens de parlementaire voorbereiding volstaat het dat de taakverdeling van minstens één medewerker deze activiteiten bevat.

[2] De WPO definieert opdrachthouder als elke natuurlijke persoon die in naam van een onderneming (die diensten van private opsporing aanbiedt aan derden) of een interne dienst voor private opsporing de opdracht aanvaardt. Er kan dus geargumenteerd worden dat de afwezigheid van een intern reglement, geen bezwaar vormt voor een onderzoek door interne personen (dus zonder aanwezigheid van een interne dienst).

[3] Vb. analyse van camerabeelden, het opvragen en onderzoeken van data inzake toegangscontrole, het uitlezen van elektrische sloten of badgelezers, bevraging van collega’s of van de betrokken werknemer zelf.

[4] Vb. religie, politieke voorkeur, gezondheid, seksualiteit …

[5] Ook hier geldt de verplichting enkel voor ondernemingen van private opsporing en interne diensten. Dit neemt niet weg dat dit als best practice kan worden gehanteerd voor elk intern onderzoek. 

[6] Zie hierboven over de definitie van ‘opdrachthouder’. Ook hier kan geargumenteerd worden dat de verplichting van een schriftelijke rapport niet geldt voor interne personen die onderzoeksdaden uitvoeren (dus zonder aanwezigheid van een interne dienst).