#Moore Law
#HR legal
Onderzoek naar of verhoor van een werknemer? Naleving van de Wet Private Opsporing is cruciaal voor uw bewijs
Een intern onderzoek of verhoor van een werknemer lijkt soms een logische eerste stap bij vermoedens van fraude of misbruik. Sinds de Wet Private Opsporing van kracht is, gelden echter strikte regels. Wie die niet naleeft, riskeert onbruikbaar bewijs en zware sancties.
De Wet Private Opsporing: nog onbekend, maar met grote impact
De Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing is van kracht sinds 16 december 2024, maar blijft voor veel werkgevers nog onder de radar. Toch heeft deze wet verstrekkende gevolgen. Proportionaliteit, gerechtvaardigd belang en gegevensbescherming (GDPR) staan centraal en bepalen hoe onderzoek naar werknemers mag worden gevoerd.
Voor werkgevers die niet correct te werk gaan, zijn de risico’s aanzienlijk. Bewijsmateriaal kan onbruikbaar worden verklaard, met mogelijk zware financiële en juridische gevolgen.
Ook intern onderzoek valt onder de WPO
Werkgevers kunnen om uiteenlopende redenen een onderzoek naar een werknemer willen voeren, bijvoorbeeld bij vermoedens van fraude of diefstal, onjuiste tijdsregistratie, ziekteverzuim, oneerlijke concurrentie of afwerving van personeel.
De WPO heeft een directe impact op hoe dergelijk bewijs mag worden verzameld en gebruikt. Worden de regels niet nageleefd, dan kan een ontslag om dringende reden onderuitgaan en kan de werkgever alsnog opzeggings- en beëindigingsvergoedingen verschuldigd zijn. Daarnaast voorziet de wet in hoge administratieve boetes.
Externe onderzoeker, interne dienst of ad hoc aanpak
De WPO is van toepassing ongeacht hoe het onderzoek wordt georganiseerd. Dat kan via een externe private onderzoeker, via een interne dienst voor private opsporing of via een interne ad hoc aanpak, bijvoorbeeld door de HR-dienst.
In het geval van een externe onderzoeker of een interne dienst gelden alle bepalingen van de WPO, waaronder de verplichting tot een vergunning, identificatiekaarten en de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming. Maar ook bij een eenmalig intern onderzoek blijven veel bepalingen van toepassing. De wet beperkt zich dus niet tot professionele onderzoeksdiensten.
Verplichte interne regeling tegen 16 december 2026
Vanaf 16 december 2026 mag een onderzoek naar een werknemer enkel worden uitgevoerd als de werkgever beschikt over een interne regeling waarin private opsporing expliciet wordt toegelaten en omkaderd.
Een interne policy is daarbij het aangewezen instrument. Die moet tot stand komen via sociaal overleg en afgestemd zijn op bestaande regelingen, zoals camerabewaking of e-mail- en internetgebruik. Voor veel organisaties sluit dit nauw aan bij bredere HR Legal-thema’s zoals loontransparantie en personeelsbeleid, waar duidelijke interne afspraken steeds belangrijker worden.
Strikte regels voor onderzoeksmethoden
De WPO legt duidelijke grenzen op aan de toegelaten onderzoeksmethoden, ook bij intern onderzoek. Denk aan het analyseren van camerabeelden, toegangsgegevens, badgelezers of het bevragen van collega’s en de betrokken werknemer.
Het Arbeidshof van Antwerpen oordeelde op 28 oktober 2025 dat een observatieverslag dat niet voldeed aan de strikte regels van de WPO, niet kon worden gebruikt als bewijs van een dringende reden. Observaties op privacygevoelige plaatsen, provocatie, infiltratie, het gebruik van locatiebepalende middelen of onderzoek naar gevoelige persoonsgegevens zijn verboden.
Wat mag en wat niet bij interviews
Bij interviews gelden duidelijke verplichtingen. Een schriftelijke toestemming van de geïnterviewde is vereist, net als voorafgaande informatie over het doel van het gesprek en de rechten van de werknemer. Er moet een schriftelijk verslag worden opgesteld en bezorgd aan de werknemer, die bovendien recht heeft op bijstand door een persoon naar keuze.
Methoden zoals dwang, bedreiging, misleiding of manipulatieve ondervragingstechnieken zijn niet toegestaan. Wel toegelaten zijn onder meer een indringende bevraging, confrontatie met bestaand bewijsmateriaal en het benoemen van inconsistenties in verklaringen.
Administratieve verplichtingen: correcte documentatie is essentieel
De WPO legt ook strikte administratieve verplichtingen op. Bij een externe onderzoeker moet een onderzoeksopdrachtdocument worden opgesteld. Bij intern onderzoek volstaat een opdrachtenregister, maar ook dan moet voor elk onderzoek een volledig onderzoeksdossier worden bijgehouden met een chronologisch overzicht van de onderzoeksdaden.
Na afloop moet een onderzoeksrapport worden opgesteld. Wanneer de werkgever beslist om gevolg te geven aan de bevindingen, moet de werknemer correct en tijdig worden geïnformeerd over het onderzoek en zijn rechten. Pas daarna mag de informatie effectief worden gebruikt.
Driedagentermijn blijft gelden
De bekende driedagentermijn bij ontslag om dringende reden blijft van toepassing. Dat maakt de timing extra delicaat. Zodra de bevoegde persoon kennisneemt van concrete feiten, kan de termijn beginnen te lopen. Tussentijdse rapportering vraagt daarom bijzondere voorzichtigheid en een doordachte communicatiestrategie.
Zelf compliant onderzoek voeren
Als werkgever moet u soms snel handelen, maar een juridisch zorgvuldige aanpak blijft cruciaal. Fouten kunnen leiden tot onrechtmatig bewijs, boetes, schadeclaims en reputatieschade.
Daarom ontwikkelden onze HR Legal-experts een praktische en gebruiksklare Toolkit Private Opsporing, die u stap voor stap begeleidt bij het correct uitvoeren van een intern onderzoek.
Heeft u vragen over de Wet Private Opsporing of nood aan ondersteuning bij de implementatie van een interne policy? Ons team staat voor u klaar.
