Is uw bedrijf al Corona-proof?

6 vuistregels om jouw bedrijf Corona-proof te maken

1. Zorg voor een contingency en business continuity plan

2. Bespreek dit plan op uw Comité Preventie en bescherming, ondernemingsraad, en/of vakbondsafvaardiging

3. Informeer werknemers over basisregels inzake hygiëne en over uw Corona-plan

4. Maak afspreken rond thuiswerk en het opnemen van verlofdagen

5. Check uw verzekeringspolissen

6. Screen de overeenkomsten / algemene voorwaarden van jullie voornaamste partners en leveranciers om na te gaan of hierin clausules i.v.m. overmacht zijn voorzien

Preventief thuis zetten? FOD Werk bevestigt dat het verplicht thuiswerk mag

Verschillende banken laten hun werknemers die terugkomen uit een land met een besmettingsrisico verplicht thuiswerken. Andere bedrijven zijn gevolgd met bijvoorbeeld afwisselend werken in ploegen. Er werd door verschillende specialisten gesteld dat een werkgever hiervan geen verplichting kon maken omdat de regelgeving rond werkbaar werk de vrijwilligheid als basiselement voorzag. Wij zijn een andere mening toegedaan. Door iemand “thuis te zetten” wijzig je als werkgever inderdaad eenzijdig zijn de arbeidsplaats. Veel arbeidsovereenkomsten voorzien echter nu reeds een zogenaamde variabiliteitsclausule inzake de plaats van tewerkstelling, op basis waarvan een werkgever wél een eenzijdige maatregel zou kunnen opleggen. Daarnaast bevat de Arbeidsovereenkomstenwet nog een belangrijke bepaling in artikel 26 die handelt over overmacht. Dit wetsartikel 26 stelt dat wanneer de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tijdelijk geschorst is, dit niet de beëindiging van de arbeidsovereenkomst voor gevolg heeft.

Daarnaast is de werkgever als “goede huisvader” verplicht om te zorgen voor een gezonde werkplek (art. 20.2 Arbeidsovereenkomstenwet). Deze verplichting houdt uiteraard in dat ook niet-besmette werknemers recht hebben op een gezond werkplek, waardoor je sommige werknemers tijdelijk de toegang tot de werkplek kan ontzeggen wegens een risico op besmetting. Tegelijk moet de werknemer zich overeenkomstig artikel 17,4° onthouden van al wat schade kan berokkenen aan zijn eigen veiligheid, die van collega’s, werkgever of derden.

Deze redenering wordt bevestigend in een brief van de FOD Werkgelegenheid die ons kantoor heeft ontvangen op 11 maart 2020 en die duidelijk aangeeft dat een werkgever wél degelijk, vanuit zijn rol als goede huidvader voor alle werknemers, thuiswerk als veiligheidsmaatregel kan voorzien. Kortom, verplicht “thuis zetten” mag. Best worden de afspraken hierover wel even op papier gezet en wordt thuiswerk mogelijk gemaakt door het voorzien van faciliteiten zoals laptop of internetverbinding.

Daarenboven beveelt de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) expliciet thuiswerk aan. Bij terugkeer uit het buitenland wordt er daarenboven door deze wereldwijde gezondheidswaakhond aanbevolen om gedurende 14 dagen te controleren op symptomen en 2 x per dag de temperatuur te meten.

Verplicht verlof?

Kan je een werknemer verplichten om verlof op te nemen? Bij gebreke aan collectieve afspraken, is verlof het resultaat van een individueel akkoord tussen werkgever en werknemer. Maar artikel 63.2 van het KB van 30 maart 1967 voorziet wél dat op ondernemingsvlak afspraken mogelijk zijn én dat deze dan een hogere rechtswaarde hebben dan het individueel overleg. Daarnaast is het mogelijk om in het arbeidsreglement regels rond het opnemen van verlofdagen te voorzien, dit geeft de mogelijkheid om het verplicht opnemen van verlofdagen hierin te voorzien. Dit vergt wel het naleven van de procedure voor wijziging van het arbeidsreglement, maar hopelijk beseffen ook de werknemers én hun vertegenwoordigers de ernst van de situatie waardoor dit vlot kan verlopen. Daarnaast kan men ook tijdelijk de uurroosters aanpassen. Deze laatste maatregel vergt geen wijziging van het arbeidsreglement, maar wél dat de tijdelijke wijziging 24u tevoren wordt meegedeeld.

RVA en FOD erkennen de overmacht

Zowel de FOD Werkgelegenheid als de RVA erkennen het Corona-virus als overmacht, eerst slechts tot einde maart intussen al tot eind juni 2020. Dit is van belang in volgende situaties:

Situatie : Werknemer zit vast buiten werkplek wegens quarantaine.

Gevolg : Werknemer kan niet werken en heeft geen recht op loon

Formaliteit : Doe aangifte bij RVA van overmacht (infoblad T32) – opgave van reden overmacht ‘CORONAVIRUS’. Vraag erkenning van deze overmachtssituatie bij de RVA (infoblad E24). Opmerking: louter preventieve maatregelen zoals een werknemer thuis zetten worden door de RVA niet erkend aan overmacht.

Situatie : Tijdelijke werkloosheid wegens economische oorzaken.

Gevolg: Je kan werknemers op werkloosheid zetten. Let wel hierdoor verliezen zij een aanzienlijk deel van hun loon, om dit leed een beetje te verzachten kan de uitkering van 65% naar 70% worden opgetrokken gedurende 3 maanden.

Formaliteit : Voor arbeiders is dit perfect mogelijk mits aangifte bij de RVA (infoblad E 22) en vermelding als economische redenen ‘CORONAVIRUS’. Voor bedienden moet een hele procedure worden gevolgd (infoblad E 54 en E 55), waardoor het minder eenvoudig is om tijdelijke werkloosheid aan te vragen. Maar De RVA heeft zich verbonden tot soepelheid tot 30.06.2020, waardoor een werkgever toch binnen 3 à 4 dagen een erkenning bij regionale RVA diensten kan bekomen.

Situatie : Werknemer komt naar de werkplaats maar kan het werk niet aanvatten wegens sluiting van het bedrijf of afdeling.

Gevolg : Werknemer heeft recht op gewoon loon (art. 27§1 arbeidsovereenkomstenwet)

Situatie: Werknemer kan niet komen werken wegens heel zijn werkplaats in quarantaine en hij heeft geen andere werkmogelijkheden, thuis of in satellietkantoren.

Gevolg : Hij heeft geen recht op loon en zal moeten beroep doen op de RVA voor inkomensgarantie.

Formaliteit : Uiteraard moet deze aanvraag onderbouwd zijn, hij die zich op overmacht beroep, moet hiervan immers het bewijs aanleveren.

Uitstel van betaling?

Sommige bedrijven kunnen tijdelijk cash-flow problemen hebben door het teruglopen van bestellingen of omdat sommige van hun klanten niet tijdig betalen. Krediet “kopen” door niet te betalen is verleidelijk maar ook gevaarlijk, zorg dan ook best proactief voor afspraken met klanten en leveranciers. Vaak is ook de overheid (RSZ, Bedrijfsvoorheffing, BTW, personen- en vennootschapsbelasting) één van uw grootste schuldeisers. Op de federale ministerraad van 6 maart 2020 werd beslist dat ten aanzien van deze verplichtingen tot betaling van bijdragen en belastingen, een spreiding van betaling mogelijk is, zonder dat er boetes of verhogingen worden toegepast. Let wel, de gebruikelijke intresten blijven bijv. voor de RSZ nog wel gelden (7% op jaarbasis). Ook deze kunnen vervallen mits een apart akkoord van het Beheerscomité dat je veelal pas a posteriori zal ontvangen. Bij de RSZ kan je mits aanzienlijke verschillen in exploitatierekening en thesaurieplan aantonen dat er economische moeilijkheden zijn. Op basis hiervan kan men tot 30 juni 2020 bij de RSZ een aanvraag doen voor een afbetalingsplan van 12 tot max. 24 maanden. Boetes zal dit alvast niet opleveren, maar of er interesten zullen gerekend worden, hangt nog deels af van de goodwill van de RSZ.

Als ondernemer zal je dus de afweging moeten maken of je niet beter met jouw bank rond de tafel gaat zitten, wetende dat de rentes nog steeds laag zijn, eerder dan dat je de overheid als kredietgever neemt. Aanvragen voor deze voordelen moeten ingediend zijn uiterlijk 30.06.2020.

Slotsom?

Be prepared, Meer dan ooit! Is het niet nodig, des te beter. Indien wél, dan heb je tenminste noodscenario’s klaarliggen.