Het niet tijdig verwijderen van foto’s op een website van de werkgever na het vertrek van de werknemer leidde tot een betwisting bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA, beslissing 62/2021).
Regels voor het gebruik van foto’s
Zowel op basis van de privacyregels als het Wetboek Economisch Recht is het voorafgaand akkoord nodig van uw werknemers om hun foto te mogen gebruiken. Soms is dat gebruik enkel intern. Maar regelmatig worden die foto’s ook gebruikt op sociale media, in een promofilmpje of zelfs in een offerte naar een klant om een bepaald project een gezicht te geven.
Rechtmatig doel
Het afficheren van een foto is een verwerking van een persoonsgegeven. Dat moet volgens de privacyregels een rechtmatig doel hebben. Zolang iemand voor uw bedrijf werkt, is aan dat gerechtvaardigd belang voldaan. Maar na een eventueel ontslag en vertrek valt dat doel uiteraard weg.
Waarover ging deze concrete zaak?
Een werknemer die bij een bedrijf zijn ontslag had gekregen, merkte op dat zijn naam, functie en foto nog voorkwamen op de website en de sociale netwerkpagina van zijn ex-werkgever. Hij vroeg die te verwijderen op basis van zijn recht tot wissen, maar zijn ex-werkgever gaf daar geen gevolg aan.
De man stapte naar de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en die gaf het bedrijf finaal een waarschuwing. Aan de ene kant had het bedrijf geen procedure uitgewerkt voor het wissen van persoonsgegevens van werknemers die het bedrijf verlaten hadden. En aan de andere kant was het bedrijf niet tijdig ingegaan op het verzoek van de werknemer om zijn gegevens te verwijderen. Het duurde uiteindelijk 8 maanden voor het bedrijf in actie schoot.
Het bedrijf kwam er met een waarschuwing van af, maar de sanctie had veel zwaarder kunnen zijn. De GBA kan namelijk administratieve geldboetes boetes opleggen die kunnen oplopen tot 4% van de bedrijfsomzet.
Denk aan foto’s bij offboarding
Moraal van het verhaal: besteed niet alleen veel aandacht aan het onboarden van nieuwe medewerkers. Verlies ook de verschillende elementen van het offboardingproces niet uit het oog als iemand uw bedrijf verlaat. Foto’s verwijderen, is er daar alvast één van.
