Hoe motiveert u een ontslag?

Cao nr. 109

De cao nr. 109 van de Nationale Arbeidsraad introduceert 2 nieuwigheden in het arbeidsrecht:

1. De mogelijkheid voor de werknemer om de ontslagreden op te vragen
2. Het kennelijk onredelijk ontslag

Op enkele uitzonderingen na (uitzendarbeid, ontslag om dringende reden …) is deze cao van toepassing op alle arbeidsovereenkomsten en ontslagen.

Ontslagreden opvragen en motiveren

Enkel na een rechtsgeldig verzoek van uw werknemer bent u als werkgeververplicht een ontslagreden te motiveren.

• Het verzoek moet binnen de in de wet gestelde termijnen gebeuren. Dat is ofwel binnen de 2 maanden na een onmiddellijk ontslag, ofwel binnen de 6 maanden na de opzegging van het contract met een opzeggingstermijn, met een maximum van 2 maanden nadat de tewerkstelling effectief werd beëindigd.
• Het verzoek moet via een aangetekend schrijven gebeuren. Dat is niet via e-mail, sms, WhatsApp, bericht op Teams, etc.
• Het verzoek kan rechtsgeldig worden verstuurd door een advocaat of vakbondsafgevaardigde in naam van de werknemer.
• Bij een rechtsgeldig verzoek van uw werknemer, bent u als werkgever verplicht via een aangetekend schrijven de concrete reden van het ontslag mee te delen binnen een periode van 2 maanden na ontvangst (verzendingsdatum + 3 werkdagen) van de brief van de werknemer.
• Geen correct verzoek betekent geen verplichting om te antwoorden.
• Als werkgever moet u de concrete ontslagreden meedelen. Het moet gaan om de werkelijke reden die aanleiding geeft tot de verbreking van het contract. Geen correcte reden kan leiden tot een burgerlijke boete bestaande uit 2 weken loon.

Kennelijk onredelijk ontslag

Een werknemer die niet akkoord gaat met de door de werkgever gegeven reden voor ontslag, kan dat ontslag aanvechten als zijnde kennelijk onredelijk.

Een kennelijk onredelijk ontslag is een ontslag waartoe een ‘normale en redelijke’ werkgever nooit zou beslissen én dat niet te wijten is aan:

• het gedrag van de werknemer,
• zijn of haar geschiktheid voor de functie of,
• de noodwendigheden van de onderneming (bijvoorbeeld een reorganisatie);

Is er sprake van kennelijk onredelijk ontslag, dan varieert de te betalen schadevergoeding van 3 tot 17 weken loon.

Hoe pakt u een ontslag best concreet aan?

Ga nooit onvoorbereid over tot ontslag. Hoe beter u voorbereid bent, hoe makkelijker u de reden van ontslag kan aantonen bij een discussie. Dit stappenplan zet u op weg.

Stap 1: analyseer en leg nooit valse verklaringen af

Geef altijd de werkelijke reden voor het ontslag en deel ze mee aan uw werknemer. Een foute reden opgeven, is geen goed idee. Als u de reden niet kan bewijzen, bent u als werkgever een burgerlijke boete verschuldigd en kan dit leiden tot een kennelijk onredelijk ontslag.

Stap 2: documenteer

Zorg dat u de concrete ontslagreden kan bewijzen. Dat kan aan de hand van evaluatieformulieren, verklaringen van collega’s, schriftelijke waarschuwingen, e-mails van collega’s, leidinggevenden, de werknemer zelf etc.

Let op, u moet deze informatie verzamelen met respect voor de geldende GDPR-regels. Denk aan de wetgeving over camerabewaking (cao nr. 68) of de wetgeving rond de controle op de elektronische online communicatiegegevens (cao nr. 81).

Stap 3: wees concreet en niet te beknopt

Geef uw werknemer een duidelijk antwoord dat goed gemotiveerd is. Vermijd vage omschrijvingen of algemene bewoordingen en geef een concrete motivatie. Verwijs niet alleen naar de reden vermeld op het C4-document. Haal ook concrete voorbeelden aan en verwijs naar verklaringen van collega’s, waarschuwingen die al eerder gegeven werden, evaluaties, etc.

Ontstaat er toch discussie of twijfelt u over uw aanpak. Ons HR Legal team staat voor u klaar.